Quali sono le regole e i consigli generali – online e offline – per imparare a migliorare la produttività e la gestione del tempo. Scoprirai alcuni software che possono aiutarti a gestire le varie attività in base alle tue esigenze.
Saper gestire il proprio tempo per una migliore produttività
Alla base di una buona produttività, vi è un’ottima organizzazione!
La prima cosa importante è focalizzarsi sugli obiettivi che si vogliono raggiungere, non solo a livello aziendale ma anche da un punto di vista personale. È così che si riesce a definire il percorso più adatto a sé.
Le cose importanti da fare sono:
📄 PIANIFICARE: per molti potrebbe sembrare una perdita di tempo, ma ogni giorno bisognerebbe fare una breve panoramica degli impegni. Selezionare poi gli obiettivi da portare a termine entro la giornata stessa.
❗ DEFINIRE LE PRIORITA’: la categorizzazione degli impegni e delle attività aiuterà a concentrarsi su ciò che deve essere portato a termine prima di tutto il resto.
🚫 NO AL MULTITASKING: è un’attività che inganna facilmente, dando l’impressione di fare più cose quando, invece, fa perdere tanto tempo e concentrazione. Sarebbe meglio focalizzarsi su un’attività per volta e portarla a termine, prima di passare alla successiva.
⏲️ STABILIRE I TEMPI DI REALIZZAZIONE: definire una data per portare a termine un compito o un’attività. Proprio questo ci aiuta a focalizzarci e a gestire il tempo con successo.
Bastano solo queste regole?
Nonostante queste regole generali, la cosa più importante da ricordare è che bisogna essere flessibili. Gli imprevisti sono spesso dietro l’angolo e quello che possiamo fare è adattarci e riorganizzare con tranquillità la nostra giornata lavorativa.
Per mettere in pratica tutto quello che abbiamo visto, vi sono dei software che ci aiutano a migliorare la produttività e la gestione del tempo. Possono realmente aiutarci ad organizzare e gestire al meglio il nostro lavoro.
Cos’è il software di gestione del tempo?
Il software di gestione del tempo è un programma per computer che aiuta a gestire tutte le attività in modo efficace. Ci permette di elencarle e suddividerle in base alle priorità e al tempo necessario da dedicare ad ognuna.
Saper organizzare permette di focalizzarsi nei modi e nei tempi giusti su ogni compito, per raggiungere i propri obiettivi nel migliore dei modi.
Esistono diversi software di gestione del tempo, ognuno con le sue caratteristiche, in grado di adattarsi alle necessità di ogni utente.
Caratteristiche e vantaggi del software di gestione del tempo
Saper gestire il tempo permette ai dipendenti di migliorare la loro efficienza e di svolgere un lavoro di qualità. Utilizzare un software di gestione del tempo aiuta, quindi, ad assegnare compiti e scadenze, a registrare il tempo necessario per svolgere ogni attività, permettendo all’azienda di generare maggiori profitti.
Ecco quali sono le caratteristiche e i vantaggi di un software di gestione del tempo:
Alcuni tra i migliori software di gestione del tempo
Vi elenchiamo di seguito una serie di software, ognuno con diverse caratteristiche e specifiche. Potreste valutare di usarne anche più di uno, rispettando quelle che sono le vostre esigenze e necessità.
Offre un piano gratuito: consente di utilizzare molte delle funzionalità di base del software, tra cui il monitoraggio del tempo e la generazione di report. Per le funzionalità più avanzate, come l’invio automatico di fatture o l’integrazione con altre applicazioni, è necessario passare ad uno dei piani a pagamento.
Offre un piano gratuito fino a 5 utenti: questa versione offre funzionalità come il monitoraggio del tempo, la gestione dei progetti e la generazione di report. Tuttavia, la versione a pagamento offre funzionalità avanzate come l’integrazione con altri strumenti di produttività, la gestione avanzata dei progetti, la generazione di report personalizzati e l’accesso a un supporto tecnico dedicato.
Offre un piano gratuito fino a 5 utenti con diverse funzionalità. Tra queste troviamo il monitoraggio illimitato del tempo, report settimanali via e-mail, supporto multi-piattaforma (browser, desktop e mobile). Consente la sincronizzazione tra dispositivi e la suddivisione delle attività per progetto o cliente. Tutti i piani successivi prevedono una prova gratuita di 30 giorni per poter testare il software prima di un eventuale acquisto.
Offre un piano gratuito disponibile per un numero illimitato di utenti, in cui è incluso tutto quello scritto in precedenza. Le versioni a pagamento, invece, includono ulteriori funzionalità in base al piano scelto. Ad esempio: il tracciamento delle attività, la fatturazione, l’integrazione con strumenti di produttività e il supporto tecnico prioritario.
Offre una versione gratuita di Hubstaff che consente di gestire fino a un solo membro del team e un solo progetto. Non offre l’accesso al monitoraggio GPS e alla creazione di fogli tempistiche avanzati. Tuttavia, è possibile utilizzare la maggior parte delle funzionalità principali, come la creazione di attività, la gestione dei tempi e la generazione di report. Le versioni a pagamento integrano strumenti di automazione del flusso di lavoro e molto altro ancora.
Offre un piano gratuito con tutte le funzionalità di base necessarie per organizzare e gestire i progetti di lavoro, mentre le versioni a pagamento offrono funzionalità aggiuntive come ad esempio checklist avanzate e dashboard illimitate e integrazioni avanzate con altri servizi.
Offre una versione gratuita con un limite di 5GB e include tutte le funzionalità di base come la gestione di incarichi, la creazione di progetti e l’invio di messaggi. La versione a pagamento, invece, offre funzionalità aggiuntive come l’integrazione avanzata con altri servizi e la possibilità di personalizzare la piattaforma.
Offre una versione gratuita disponibile per un massimo di 15 persone, con varie e utili funzionalità di base come Brief dei progetti, registro della attività illimitato, incarichi e date di scadenze; mentre, la versione a pagamento offre funzionalità aggiuntive come la gestione dei tempi, l’assegnazione di priorità e la creazione di modelli di progetto.
Slack ha una versione gratuita con funzionalità di base, come chat di gruppo, messaggi diretti, 5 GB di archiviazione del file e integrazioni limitate con altre applicazioni. I piani a pagamento offrono funzionalità avanzate come archiviazione illimitata dei file, chiamate di gruppo, supporto prioritario e integrazioni più avanzate con altre applicazioni.
Offre un piano gratuito con molte funzionalità di base e la possibilità di registrare fino a un massimo di 5 progetti e assegnare 5 collaboratori per ognuno. I piani a pagamento offrono una versione di prova gratuita di 30 giorni per testare l’applicazione e includono funzionalità aggiuntive come l’etichettatura personalizzata, la creazione di filtri avanzati e la possibilità di caricare file nei progetti, la gestione dei permessi degli utenti e la creazione di report.
È un software a pagamento e non offre una versione gratuita. Tuttavia, vi è una versione di prova gratuita di 14 giorni che consente di testare tutte le funzionalità del prodotto. Teramind offre diverse opzioni di abbonamento mensili o annuali, a seconda del numero di utenti da monitorare.
Chrometa è a pagamento, ma offre una versione di prova gratuita della durata di 30 giorni; successivamente, per utilizzare il servizio, è necessario sottoscrivere uno dei piani a pagamento disponibili.
È un servizio a pagamento che offre la possibilità di scegliere diversi piani e funzionalità tra quelle precedentemente elencate.
